 |
 |
|
|
[ Pobierz całość w formacie PDF ] pewność, że załatwione są przynajmniej sprawy najważniejsze. Takimi technikami, które umożliwiają podejmowanie decyzji, są m.in.: reguła proporcji, analiza według zasady Eisenhowera. Aby skutecznie zarządzać i kierować swoją organizacją, należy ustalić przede wszystkim to, co dla nas jest najważniejsze i aby faktycznie to, co dla nas istotne, znalazło się w kalendarzu naszych działań. Reguła proporcji a zarządzanie sobą w czasie Regułą proporcji zwanej od nazwiska jej twórcy zasadą Pareto - zastosować można do zarządzania sobą w czasie. Informuje ona, że 20% czasu przeznaczonego na rzeczy ważne decyduje o 80% sukcesu. Pamiętać należy również, że 80% naszych działań w ciągu dnia lub tygodnia mogą przynieść jedynie 20% oczekiwanych efektów. Tak więc zasadne jest posiadanie listy spraw, które decydują o jakości naszego życia. Pomyśl, które zapisy w twoim kalendarzu są czynnościami mogą- cymi przynieść zamierzone efekty i sukces. 80% zużytego czasu na sprawy nieistotne przynoszą jedynie 20% oczekiwanych wyników. I odwrotnie są takie sprawy z kategorii ważnych, które przynoszą 80% efektów, przybliżających nas do sukcesu. 26 Wnioski z powyższej analizy są następujące: jedynie z 20% czasu zużytego na działanie osiąga się 80% sukcesu, warto znalezć te 20% działań, które są istotne z punktu widzenia efektywności i jakości twojego życia. To, jak wiele czasu w naszym życiu przeznaczamy na sprawy pilne, jest jednocześnie infor- macją o tym, ile czasu nie poświęcamy w nim sprawom ważnym. Oczywiście, nie można uniknąć spraw pilnych i ważnych. One są i trzeba się z tym pogodzić. Ale przede wszystkim należy się wystrzegać spraw pilnych i nieważnych. To tylko z pozoru wydają się one w tej kategorii ważne. Terminowość i presja innych w dużym stopniu decydują, że skupiamy na nich uwagę i czynimy je sprawami ważnymi, choć z reguły nimi nie są. Reguła ta oznacza, że nie należy zajmować się na począteku zadaniami najłatwiejszymi, najbardziej interesującymi lub wyma- gającymi najmniej czasu one niekoniecznie przyczynią się do sukcesu. Kolejność załatwiania spraw powinna być określona przez znaczenie zadań. Zaczynamy więc od zasadniczych problemów, następnie dopiero przechodzimy do załatwiania spraw mniej istotnych. Analiza według zasady Eisenhowera Teoria ta głosi: możesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko. Rozszerza więc teorię celu, dodając do niej zasadę: koncentruj wysiłki najpierw na zadaniach, które są najważniejsze. Zawiera takie techni- ki, jak ustalanie hierarchii wartości i ranking zadań. Eisenhower wychodzi z założenia, że jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, i czynisz w tym kierunku wysiłki, będziesz szczęśliwy. Takie podejście znalezć można w propozycji anazalizy według zasady Eisenhowera, która proponuje, by sprawy, którymi się zajmujemy, dzielić na odpowiednie kategorie: kategoria typu A wykonać jak najszybciej, kategoria typu B planować strategicznie i wyznaczać terminy, kategoria typu C zadania redukować i delegować, ostatnia kategoria (K) to kosz na śmieci. Zasada ta jest praktycznym środkiem pomocniczym, szczególnie wtedy, kiedy trzeba szybko rozstrzygnąć, jakie zadania powinny otrzymać pierwszeństwo. Priorytety ustalane są według kryteriów: pilności, ważności. Tutaj możemy jednak wpaść w pułapkę. Należy pamiętać, aby priorytety wynikające jedynie z pilności nie przysłoniły nam naszych celów i marzeń. Może zdarzyć się, że na liście z priorytetami znajdują się sprawy wyznaczone przez czynnik presji czasu. Wówczas sprawy wielkiej wagi rzadko trafiają na tę listę. Zaczynamy ustalać jedynie hierarchie w zadaniach, które nie wynikają z naszej oso- bistej konstytucji, ale jedynie składających się z pilnych spraw zawodowych. Zapominamy wówczas o swoim życiu osobistym. Mamy jedynie wrażenie, że ustalamy kategorie ważności spraw na A, B, C i K (kosz). Priorytety ustalane są według kryteriów pilności, okoliczności lub potrzeb innych ludzi. 27 Niekoniecznie są ważne z punktu widzenia naszego całego życia. Wyznaczając cele bez przystają- cych do nich zasad nadrzędnych, możemy osiągnąć wiele, lecz nigdy nie przyniesie nam to satys- fakcji, ponieważ zaniedbamy to, co ma dla nas pierwszorzędne znaczenie. Tym samym, tworząc listę codziennych zadań bez uwzględnienia naszych bieżących i perspektywicznych celów życiowych, włożymy w to dużo wysiłku, ale nie osiągniemy pożądanych efektów. Mimo niewątpliwych zalet, propozycja ta tylko z pozoru ustala hierarchię ważnych dla nas spraw. W wielu publikacjach na temat organizacji czasu, jedynie strategia zarządzania czasem oparta na podziale na cztery kategorie jest uznawana jako najbardziej skuteczna i wydajna. Nie uwzględnia się w niej naszych celów i marzeń. Pamiętaj, że tworzenie priorytetów w tej metodzie powinno dotyczyć priorytetów życia jako całości. Uwzględnia się więc nie tylko cele szkolne i zawodowe, ale również cele prywatne i osobiste. Takie spojrzenie na zarządzanie czasem jest niezwykle wartościowe i pomocne. Pamiętaj 1. Uświadom sobie, że nie wszystko możesz zrobić, wyznacz więc priorytety i zacznij od spraw najważniejszych. 2. Ważne zadanie rzadko musi być załatwione dzisiaj albo w najbliższym tygodniu, podczas gdy zadania pilne trzeba załatwiać natychmiast. 3. Nie pozwól nigdy, aby zadania ważne stały się naglące. 4 Lekcja czwarta: jak panować nad przebiegiem pracy i działać systematycznie Ważnym elementem wpływającym na codzienne obciążenie pracą i jej wynik jest osobisty styl pracy. Sposób, w jaki ktoś ma zwyczaj pracować, jest określany przede wszystkim przez jego [ Pobierz całość w formacie PDF ] |